Сложности подтверждения расходов на командировки, и не только

Основным документом, устанавливающим особенности направления работников в служебные командировки, является Положение (ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ), утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Таким образом основными документами для оформления командировки являются:
- письменное решение работодателя

Для справки: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 отменено обязательное применение командировочного удостоверения и служебного задания. Хотя как раз они, по существу, могли бы выступить именно в качестве письменного распоряжения работодателя о направлении работника в служебную командировку.

(В пояснительной записке к проекту постановления его разработчики отмечали, что в международной практике (напр., в государствах, входящих в зону Евросоюза) применение формы командировочного удостоверения, аналогичной форме N Т-10 "Командировочное удостоверение", как при командировках внутри территории Евросоюза, так и при командировках в другие государства, не входящие в зону ЕС, не предусмотрено. И как-то ведь там обходятся без этого).

У работодателя, по сути, остается обязанность оформить письменное решение, которое рекомендуется оформлять в форме приказа руководителя, в котором излагается цель командировки, отражаются ее направление, сроки и указывается командируемый работник (работники).  В  приказе нужно отразить и факт использования работником для поездки в командировку и в самой командировке служебного транспорта, личного транспорта работника или транспортного средства, которое он использует по доверенности.

При управлении ТС по доверенности, ее копию необходимо приложить к комплекту документов, подтверждающих командировочные расходы.

Фактический срок пребывания в месте командирования следует указывать в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование именно указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Что касается документов, подтверждающих использование транспорта, то их список не является закрытым. В этом качестве могут использоваться любые подходящие документы. Правда, некоторые из них в данной норме упомянуты особо (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки), а в их число теперь включен и маршрутный лист, однако форма, случаи, при которых он может использоваться, и порядок его составления не регламентированы и его применение связано с определенными рисками.

Срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым командированным по возвращении. Но как быть, если их нет? В этом случае срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Хотя такие документы, конечно, подтвердят только время пребывания работника уже непосредственно в месте командирования, но не включат дни проезда в командировку и обратно.

При проживании в гостинице срок пребывания работника в командировке подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, свидетельствующим о заключении договора на оказание гостиничных услуг.

Но если нет и документов, подтверждающих наем жилого помещения или получение гостиничных услуг, если, например работник остановился у знакомых, то подтверждать фактический срок пребывания в месте командирования работнику нужно служебной запиской и (или) иным документом. Служебная записка или иной упомянутый документ должны содержать отметку принимающей работника стороны о дате прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). По сути, это те же сведения, которые ранее отмечались принимаемой стороной в не более используемом командировочном удостоверении.

Подводя итог вышесказанного, можно составить перечень документов, которые будут либо обязательными при оформлении командировки и подтверждении расходов, либо заменять документы, которые оформить или получить невозможно:

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ по оформлению командировки:
-  письменное решение работодателя в форме Приказа
- служебная записка от командированного сотрудника с отметкой принимающей стороны (если работник добирается до места командировки и обратно на личном транспорте)

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ по подтверждению командировочных расходов:

- авансовый отчет
- документы на проезд, в т.ч.
- проездные билеты (посадочные талоны)
- квитанции или чеки на приобретение бензина при отправлении в командировку на личном или служебном авто
- путевой лист
- документы по найму жилого помещения (чеки, квитанции гостиниц)
- копия доверенности на управление ТС

Применение тех или иных документов, порядок их оформления и требования, предъявляемые к ним, перечень возмещаемых работнику расходов, возникших у него в командировке, и т.д. необходимо отражать в Положении о служебных командировках, утвержденном руководителем организации. По нашему мнению Отчет о выполненной работе в командировке – вполне информативный документ для руководства предприятия для управленческого учета, принятия управленческих решений и т.д., соответственно такой документ целесообразно продолжать применять, утвердив его удобную и упрощенную форму.

Можно предусмотреть Положением продолжение использования командировочного удостоверения, однако следует учесть, что, во-первых, компании - партнеры (принимающая сторона) не обязаны применять «чужое» положение о командировках и проставлять отметки о прибытии и убытии командированных к ним работников. Об этом придется договариваться отдельно, в прочем, об этом придется договариваться и в случае необходимости отметки на служебной записке. Во-вторых, в любом случае срок пребывания работника в командировке не определяется по отметкам в командировочном удостоверении, поскольку новая редакция п. 7 Положения о служебных командировках предусматривает иной порядок.

Налоговые риски возникают в отношении:

1. следующих налогов
- налог на прибыль предприятий и организаций
- НДФЛ
2. страховых взносов

Во-первых

Согласно положениям ст. 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Данные расходы должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя. Так, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

а) расходы на проезд;

б) расходы по найму жилого помещения;

в) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

г) иные расходы, к примеру:
- на оплату услуг связи;
- получение заграничного паспорта;
- получение визы.

Данные расходы возмещаются работнику только в том случае, если они производились с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

В силу ч. 4 ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором.

Для целей исчисления налога на прибыль, расходы должны отвечать критериям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, а именно должны быть:

а) экономически обоснованны;
б) подтверждены документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства РФ;
в) произведены для осуществления деятельности, направленной на извлечение дохода. При этом фактическое получение дохода (прибыли) от служебной командировки и проведения переговоров не является необходимым условием для признания командировочных расходов экономически оправданными.

При неподтверждении каких-либо расходов, связанных с командировкой, возникает риск в отношении признания расходов для целей расчета налога на прибыль, выраженный в доначислении самого налога (занижение налогооблагаемой базы), штрафа, а также пени за просрочку уплаты налога. Неподтвержденные документально, но произведенные выплаты в пользу работника подлежат обложению НДФЛ и включению в налогооблагаемую базу при исчислении страховых взносов.

Во-вторых

(Почему важно правильно определить срок пребывания работника в командировке)

Согласно положениям ст. 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Таким образом, во время пребывания работника в служебной командировке, его труд оплачивается исходя из среднего заработка, а не из его оклада. Следовательно, при неправильном расчете времени пребывания работника в командировке или невозможности подтверждения этого периода, существует риск неверного расчета оплаты труда и соответственно неподтверждения этих расходов для целей налогообложения налогом на прибыль. Кроме того, возможны споры с самим командированным о правильности расчета оплаты его труда.

Риски опять же возникают в отношении НДФЛ, страховых взносов, а также налога на прибыль в силу непризнания расходов на оплату труда командированного работника и рассчитанных с ФОТ страховых взносов в случае их завышения.

Про банковские карты

Допускается осуществление командировочных расходов с использованием банковской карты уполномоченного работника. Долгое время этот вопрос был предметом обсуждения (см., например, Письмо Казначейства России от 26 июля 2011 г. N 42-7.4-05/5.2-500, Письмо Минфина России от 29 декабря 2011 г. N 14-01-07/1396-1966).

Однако в настоящее время Минфин России прямо указывает на возможность учета в целях налога на прибыль командировочных расходов, осуществленных с использованием банковской карты уполномоченного работника.

Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе и с использованием банковской карты уполномоченного работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанции электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. Основание - Письмо Минфин России от 6 апреля 2015 г. N 03-03-06/2/19106.

Про суточные

Размер суточных при всех видах командировок может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 Положения о служебных командировках). Следует учитывать, что абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. Они составляют:
- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
- не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Если работник направлен в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если сотрудник по согласованию с руководителем остается в месте командирования, такая командировка не считается однодневной.

При однодневной командировке сотруднику могут выплачиваться суммы денежных средств взамен суточных, компенсирующие работнику его расходы, связанные с пребыванием вне места проживании. (Письмо Минфина России от 02.09.2015 N 03-04-06/50607).

Суточные в валюте (особенности)

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (абз. 1 п. 18 Положения о служебных командировках).

Если срок заграничной командировки составил один день, то суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, предусмотренной коллективным договором или локальным нормативным актом для загранкомандировок, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, п. 20 Положения о служебных командировках).